Сайт вступної кампанії університету з AI-асистентом і заявками прямо в платформу

Коротко: для вступної кампанії університету ми зробили WordPress-лендинг на власній темі, з якого заявка абітурієнта разом зі сканами документів одразу потрапляє в модуль «Вступники» навчальної платформи, а лист приймальній комісії приходить як і раніше. На сайті працює AI-асистент, що відповідає лише з бази знань університету, має ліміти витрат і запасний режим без AI. Абітурієнт може відкрити живе демо кабінету студента. Перша версія зібрана за один робочий день у вересні 2026.

Клієнт і задача

Клієнт — український університет (назву розкриємо після погодження), для якого ми паралельно розробляли навчальну платформу з AI. Наближалася вступна кампанія, а сайт для вступників працював на конструкторі окремо від платформи.

Що потрібно було:

• окремий сайт для абітурієнтів: про університет, спеціальності, очну й заочну форми навчання;
• заявка на вступ з документами, яка не губиться в пошті, а одразу з’являється в системі приймальної комісії;
• відповіді на типові питання без участі людини — вдень і вночі;
• можливість показати, як виглядає навчання на платформі, ще до вступу.

Обмеження

• Заявки не можна втратити. Навіть якщо платформа тимчасово недоступна, лист приймальній комісії має прийти.
• Публічний AI-чат коштує грошей. Будь-хто може написати сотню повідомлень, тож потрібні жорсткі ліміти.
• AI не має вигадувати. Про ціни, строки, іспити й контакти асистент не може фантазувати: неправильна відповідь абітурієнту шкодить репутації.
• Персональні дані. На публічній сторінці не можна показувати реальних студентів чи викладачів, навіть на скріншотах.
• Офіційна анкета ще не затверджена. Поля форми взяли зі старого сайту як чернетку, тож їх має бути легко змінити.

Рішення: архітектура і стек

Частина	Як зроблено
Сайт	WordPress, власна тема, головна в одному шаблоні: перший екран, переваги, спеціальності, порівняння очної й заочної форм, форми
Форми	Contact Form 7: «Заявка на вступ» з файлами (атестат чи диплом) і легша форма «Запит інформації»
Міст до платформи	mu-plugin перехоплює відправку форми і передає дані й файли в API платформи з авторизацією спільним ключем
AI-асистент	Плаваючий чат → REST-проксі у WordPress → API платформи → AI-сервіс або відповідь з бази знань
Демо кабінету	Окремий екземпляр платформи з вигаданими даними в режимі лише для читання, вбудований через iframe
SEO	Yoast SEO, базові технічні правки

Етап 1. Тема і контент

Власна тема замість стандартної: фірмові кольори університету, блок «чому ми», картки спеціальностей, порівняння очної й заочної форм, дві форми внизу сторінки. Увесь вигляд головної живе в одному шаблоні, тож сторінка не залежить від налаштувань у базі й однаково виглядає на будь-якому сервері.

Етап 2. Заявки — одразу в платформу

• Абітурієнт заповнює ПІБ, освіту, спеціальність, форму навчання, контакти й прикріплює документи.
• mu-plugin пересилає заявку з файлами в API платформи, де вона стає записом у модулі «Вступники» з доступом лише для приймальної комісії й адміністраторів.
• Contact Form 7 і далі надсилає свій лист — це копія, а не заміна. Якщо платформа недоступна, заявка не губиться.

На боці платформи ми додали сам модуль «Вступники»: сторінку в адмінці зі списком заявок, даними й файлами, доступну ролям приймальної комісії та адміністратора, і окремий API для лендингу, захищений власним ключем. Обидві форми створюються скриптом, тож на новому сервері не треба налаштовувати Contact Form 7 вручну.

Етап 3. AI-асистент

• Відповідає про університет, спеціальності, форми навчання, порядок вступу й кабінет студента.
• Одне джерело фактів — файл бази знань на платформі. Про ціни, строки, іспити й контакти, яких там ще немає, асистент чесно каже, що даних немає. Коли деканат їх надасть, достатньо доповнити файл.
• Два режими. Якщо модель доступна — відповідає AI. Якщо ні (сервіс не запущено, вичерпано добовий ліміт, збій) — відвідувач отримує найрелевантніший розділ тієї самої бази знань, а віджет не «ламається». Після збою модель не викликається хвилину.
• Захист від витрат: до 15 повідомлень за 10 хвилин на відвідувача, добовий ліміт викликів моделі (за замовчуванням 300, значення 0 вмикає лише режим бази знань), питання до 600 символів, історія до 6 реплік і системний промпт, який ігнорує спроби змінити правила.

Етап 4. Живе демо кабінету

Під скріншотами — кнопка «Спробувати наживо»: замість картинок завантажується справжній кабінет студента в iframe, де можна клікати меню, предмети й уроки. Це окремий демо-екземпляр платформи з вигаданими даними, режимом лише для читання і входом без пароля як демо-студентка. Iframe вантажиться лише після натискання, тож відвідувачі, які не цікавляться демо, не навантажують сервер. Скріншоти теж зроблені на демо-базі, без імен реальних людей.

Складнощі і як ми їх вирішили

• Надійність заявок. Міст працює паралельно з листом, а не замість нього: збій однієї системи не означає втрачену заявку.
• Правильна IP-адреса для лімітів. За зворотним проксі всі відвідувачі виглядають як одна адреса, і ліміт спрацював би на всіх одразу. В інструкції до розгортання описали, як передати справжню IP-адресу.
• Демо без витоку даних. Окрема база з вигаданими даними замість копії продакшну, а в продакшні демо дозволено вбудовувати лише на домені лендингу.
• Чернетка анкети. Ми прямо позначили, що поля форми треба звірити з офіційною анкетою деканату, і показали, де їх змінити на сайті й у платформі.

Результат

Кількість заявок і звернень до асистента опублікуємо після погодження з університетом. Що отримав клієнт:

• заявка з документами одразу з’являється в адмінці приймальної комісії, а лист на пошту приходить як резервна копія;
• типові питання закриває AI-асистент цілодобово, без ризику вигаданих відповідей і з контрольованими витратами;
• абітурієнт бачить справжній кабінет до вступу;
• сайт став вхідними дверима до більшої платформи університету.

Обсяг: перша робоча версія — за один день (21 вересня 2026), разом з модулем «Вступники» і API асистента на боці платформи. На момент останніх робіт сайт був готовий до розгортання; хостинг і домен університет обирав окремо.

Що можна застосувати у вашому бізнесі

• Форма має писати в систему, а не лише на пошту, і залишати лист як резерв.
• Публічному AI-чату потрібні ліміти на відвідувача, на добу й на довжину повідомлень.
• Одна база знань і чесне «не знаю» кращі за впевнену вигадку.
• Запасний режим без AI рятує віджет, коли модель недоступна.
• Покажіть продукт наживо на демо-даних замість рендерів.

Детальніше про автоматичну обробку заявок — у статті про автоматизацію заявок з сайту.

Пов’язані послуги і матеріали

• Лендинг і робота з WordPress
• Чат-боти й AI-асистенти і CRM для заявок
• Проблеми: заявки губляться, клієнти довго чекають відповіді
• Пов’язаний кейс: цифровий AI-університет

Потрібен сайт, з якого заявки одразу йдуть у вашу систему, і асистент, що відповідає клієнтам? Напишіть нам — запропонуємо рішення під ваш процес.